Votre temps et votre argent valent davantage lorsque vous pouvez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux et laisser le reste à un assistant.

Les assistants de bureau virtuel travaillent depuis leur propre bureau à domicile et sont hautement qualifiés dans leurs domaines de compétence ainsi que dans diverses technologies. Nombre d’entre eux sont titulaires de diplômes de haut niveau et ont plusieurs années d’expérience professionnelle. Un assistant virtuel peut non seulement vous soulager des tâches quotidiennes et banales. Mais aussi, dans de nombreux cas, vous aider à développer votre entreprise.

L’un des principaux avantages de l’embauche d’un assistant virtuel est la possibilité de déléguer le travail à des personnes plus compétentes, qui peuvent faire un travail que vous ne savez pas faire. Mais aussi que vous n’avez pas le temps de faire ou que vous ne voulez tout simplement pas faire. L’autre grand avantage est que les assistants virtuels ne pointeront et ne travailleront que lorsque vous aurez besoin d’eux et qu’ils utiliseront leurs propres ressources. En d’autres termes, ils ne vous font pas payer pour rester assis et jouer au solitaire sur un ordinateur que vous avez acheté pour eux.

Méthodes d’utilisation des assistants virtuels par les solopreneurs

• Votre AV reçoit des appels acheminés vers le téléphone de son bureau à domicile et vos clients potentiels ne reçoivent pas de messagerie vocale. Vous ne payez que les minutes que le conseiller virtuel passe au téléphone.
• Vous devez confirmer les rendez-vous pour la semaine. Votre AV appelle les rendez-vous et note qui est confirmé et qui doit être reprogrammé. Votre AV met même à jour votre calendrier en ligne, si vous utilisez un programme de calendrier accessible à tous.
• Vous préparez un plan de marketing et avez besoin d’informations complémentaires. Votre AV peut prendre contact avec d’éventuels points de vente de publicité sur Internet, magazines, périodiques, journaux, etc. Cela permet d’obtenir des informations sur les prix, les dates de publication, les délais de publication, les politiques de paiement, etc. Toutes les informations sont rassemblées dans un rapport que vous pouvez consulter.
• Si vous avez besoin d’une brochure, d’une carte de visite ou d’un dépliant pour votre entreprise. Votre AV peut concevoir, taper et imprimer votre matériel publicitaire en utilisant votre propre graphisme ou votre stock d’art. Il peut également faire imprimer le matériel par une imprimerie professionnelle et envoyer simplement le fichier par courrier e-mail à l’imprimerie.
• Quand vous avez un blog, mais vous n’avez pas le temps de mettre à jour régulièrement les articles. Vous pouvez envoyer de brèves idées et réflexions ou des liens par courriel à votre AV, qui mettra ensuite votre blog à jour.
• Vous préparez un mailing et devez vérifier votre base de données. La base de données est envoyée à votre AV par e-mail en pièce jointe. Votre AV téléphone à chaque nom et vérifie le nom, l’orthographe, le titre et l’adresse. La base de données corrigée est compressée et vous est renvoyée par e-mail en pièce jointe.

Autres conseils :

• Vous devez créer un site web, soit sur un site d’annuaire, soit en utilisant un service d’hébergement. Votre AV peut concevoir un site personnalisé ou adapter un modèle, et peut le maintenir régulièrement, en ajoutant des articles ou des informations actuelles selon les besoins.
• Vous avez besoin de l’enregistrement d’une conversation téléphonique (c’est-à-dire d’une conférence téléphonique, d’une téléconférence, etc). Le AV enregistre l’appel et transcrit la bande pour les participants.
• Vous ne pouvez pas faire face au volume d’e-mails et vous manquez des messages importants. Vous ou votre webmaster avez créé un compte de courrier électronique général (info@mycompany.com). Votre AV récupère tous les courriers électroniques, les trie, répond aux demandes de routine. Enfin, il les transmet les éléments importants pour vous sur votre compte de courrier électronique personnel (myname@mycompany.com).
• Vous partez en vacances, mais vous ne pouvez pas laisser vos clients attendre deux semaines. Votre AV répond au téléphone et aux e-mails et répond aux clients. Vous êtes appelé à répondre aux appels urgents pendant votre absence si vous voulez.
• Vous mettez en œuvre un plan de publicité ou de promotion. Votre AV peut surveiller le plan, soumettre les annonces en fonction des dates limites, suivre les dates d’expiration. Il peut également coordonner les paiements, gérer la correspondance avec les fournisseurs de publicité et mettre à jour en permanence le rapport sur la publicité. Il peut aussi s’agir du rapport sur le budget publicitaire pour que vous puissiez les examiner.

Les assistants virtuels sont là pour rester.

Ce qui précède montre que les assistants virtuels peuvent fonctionner et fonctionnent bien pour la plupart des petites entreprises et des entreprises à domicile, et en particulier pour les entrepreneurs individuels. Au cours des deux prochaines années, vous pouvez vous attendre à ce que vos conversations concernant les assistants virtuels passent de « Qu’est-ce qu’un assistant virtuel et que fait-il ? » à « Qui fournit des services d’assistant virtuel ? »

Le recours à un assistant virtuel, notamment par le biais d’une agence de recrutement virtuel, est une démarche peu coûteuse et peu risquée. Si l’assistant virtuel ne fonctionne pas, il suffit d’en demander un autre, peut-être un qui serait mieux adapté. De plus, en associant l’utilisation d’un assistant virtuel (ou de plusieurs assistants virtuels), votre entreprise déjà florissante et ma formation Génération Business, vous pouvez catapulter vos revenus et votre réussite à un niveau supérieur et même au-delà.